Manuel Import-Export – Documents pour le commerce à l’étranger

LES DOCUMENTS LES PLUS DEMANDÉS D’HABITUDE AU COURS DES OPÉRATIONS DE COMMERCE À L’ÉTRANGER

Les marchandises sont classées selon les secteurs, à travers une précise nomenclature, qui permet de les déterminer de façon univoque aux fins d’appliquer les droits et les impôts. En fonction des marchandises traitées, des documents et des certifiés supplémentaires peuvent être demandé en douane pour introduire les produits dans le Pays de destination. Les documents utilisés d’habitude dans le cadre des opérations commerciales avec l’étranger sont :

Facture commerciale : elle est émise par le vendeur dans la langue demandée par le Pays de destination de la marchandise et dans le nombre de copies requises. Elle doit indiquer : la raison sociale avec adresse complète de l’exportateur et du destinataire ; la description, la quantité et le prix de la marchandise dans la devise établie ; les termes de retour de la marchandise ; le nom du transporteur/expéditionnaire ; les charges accessoires (par exemple les emballages et les assurances) ; la modalité de règlement du paiement ; le Pays de provenance de la marchandise ; les références législatives pour l’application de la TVA ou l’exemption de ce dernière.

Bordereau d’expédition : il est émis par le vendeur et doit indiquer : le nombre de la facture commerciale ; le nombre et la typologie des colis ; la description des marchandises contenues dans chaque colis ; les données éventuelles du conteneur à l’intérieur duquel les marchandises sont chargées.

Certificat d’origine : il doit être demandé à la Chambre de commerce compétente sur le territoire et sa fonction est de prouver l’origine non préférentielle de la marchandise ; il n’atteste pas l’exportation, même s’il a été délivré suite à une facture de vente à l’étranger. Les dispositions de délivrance sont fournies par le Ministère de Développement Économique italien.

Certificat EUR1 : il sert à attester l’origine communautaire des marchandises, il constitue le document justificatif pour l’application du régime tarifaire préférentiel (taux de droit de douane réduit ou nul) selon des accords bilatéraux entre l’Union européenne et certains Pays. Il est délivré suite à une demande écrite présentée par l’exportateur et sous sa propre responsabilité.

Certificat de vente libre : il est exigé par certains Pays extérieurs à l’UE et certifie que la marchandise exportée par l’entreprise italienne peut circuler librement en Italie et dans les autres Pays de l’UE et extérieurs à l’UE. La marchandise doit être conforme à la réglementation en vigueur en matière de santé ou de sécurité ; en outre le demandeur doit être conscient que ce certificat ne substitue pas une éventuelle certification ministérielle prévue pour la typologie de marchandise qui fait l’objet de l’exportation. Elle est délivrée par la Chambre de commerce compétente sur le territoire suite à une demande présentée par l’exportateur sur papier à en-tête.

Carnet ATA (Admission Temporaire/Temporary Admission) : document douanier international pour l’exportations temporaire des marchandises destinées à des foires, des expositions, ou à être des échantillons commerciaux ou matériel professionnel, dans les Pays qui adhérent à la convention ATA. Il dispense l’opérateur de la déposition chez la douane, sous forme de garantie, du montant des droits douaniers ou du versement d’une caution à la douane même. Elle facilite la circulation des marchandises d’un Pays à l’autre simplement grâce à l’exhibition du document aux autorités douanières de chaque Pays, dans lequel sont indiquées les marchandises.

Document de transport : il confirme la stipulation d’un contrat de transport entre l’expéditeur et le vecteur, certifie la prise en charge de la marchandise par le vecteur pour en effectuer l’expédition dans les termes convenus entre les parties. Les documents de transport principaux sont : la lettre de voiture maritime, la lettre de voiture ferroviaire, la lettre de transport aérien et la lettre de transport routière.

Certificat d’assurance : indique les conditions et les clauses du contrat d’assurance stipulé sur la marchandise qui doit être transférée de l’expéditeur au destinataire. Pour ce qui concerne les documents exigés pour suivre les marchandises dans les Pays extérieurs à l’UE, la Chambre de commerce délivre, au-delà des certificats d’origine :
• visas sur les factures d’exportation, les déclarations pour l’exportation et les catalogues ;
• visas pour la légalisation de la signature de l’avocat représentant sur les documents adressés à l’étranger.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

Textes de référence :
• Directive 2001/115/CE : elle simplifie et modernise les modalités de facturation en matière d’impôt sur la valeur ajoutée ;
• Directive 2010/45/UE qui modifie les règles en ce qui concerne la facturation ;
• Décret législatif italien 52/2004, transposition de la Directive 2001/115/CE qui simplifie et harmonise la facturation en matière de TVA.
Sur la base de telles réglementations, les factures émises et conservées sous forme électronique sont assimilées à celles en papier. Le Décret italien de transposition de la Directive communautaire fournit les informations sur la dématérialisation électronique du document, sur son intégralité, sa correcte transmission et archivage sur des supports numériques. Conformément à ce Décret, la transmission par la voie électronique est consentie après avoir pris des accordes avec le destinataire.
La facture électronique, en outre, doit être sous forme de document non modifiable, doit indiquer une précise référence temporelle, doit être fermé par la signature électronique qualifiée de l’expéditeur.

LE DOCUMENT DE TRANSPORT (DDT)

Le document de transport ou de livraison est prévu par le Décret du Président de la République italien 472/1996 ; grâce à ce décret, on ne compte plus l’obligation de suivre le transport avec un document numéroté en précédence. Le document de transport ou de livraison permet de se servir de la facturation différée (dont on parle à l’alinéa 4 de l’art. 21 du Décret du Président de la République italien 633/1972).

LE DOCUMENT ADMINISTRATIF UNIQUE (DAU)

Il s’agit d’un formulaire avec des caractéristiques prévues par les règles communautaires, dans la forme avec laquelle les déclarations en douane sont écrites, pour tous les régimes et les destinations douanières utilisés par les opérateurs du commerce international. Son application est disciplinée par le Règlement CEE 2454/1993 (DAC – Dispositions d’Application du Code des Douanes). Pour la marchandise en sortie, la copie numéro 1 du DAU est acquise par le Bureau douanier pour l’exportation, qui délivre à l’opérateur la copie en papier du DAE (Document d’Accompagnement Export) qui sert à suivre la marchandise jusqu’au Bureau douanier de sortie de la communauté européenne. Ce dernier, à travers un message télématique envoyé au Bureau chez lequel la déclaration d’exportation, transit ou exportation unis au transit, a été déposée, vérifie l’opération au moyen du soi-disant message de sortie ou d’un message disant “vu sortir”. Les opérateurs qui nécessitent la preuve de sortie aux fins de la TVA, doivent vérifier l’état de l’opération en introduisant le nombre MRN (Mouvement Reference Number) sur le site de l’Agence des Douanes.

IMPORTANT : aux fins de la TVA, la seule preuve de la sortie de la marchandise du territoire douanier communautaire est le message de sortie décelable sur le site de la douane italienne ; si la déclaration en douane est déposée chez un bureau douanier non italien, il n’est pas possible de vérifier l’état du MRN, et il faudra par conséquent faire appel à des preuves alternatives (voir à ce propos le communiqué n. de protocole 72094 du 20 mai 2009 de l’Agence des Douanes).