TOP 5 METODI PER INCREMENTARE LA TUA PRODUTTIVITÀ E LE TUE COMPETENZE DI PROJECT MANAGEMENT

La produttività si basa su quanto si è efficienti nel proprio lavoro . Si misura con il calcolo del totale di rendimento per le unità di entrate . Un’ organizzazione redditizia ha bisogno di impiegati e strumenti che siano produttivi e che possano dare ottimi rendimenti . La produttività non è soltanto quantità . Certo ! Ogni organizzazione punta a generare un alto tasso di rendimento senza compromettere la qualità del prodotto . Oggi giorno, quasi ogni organizzazione ha un project team . Il project manager è responsabile della riuscita dei progetti che aumenteranno la produttività e la qualità di un prodotto e/o servizio di un’ organizzazione .

Un’ organizzazione assegna i progetti al team di project management per migliorare la produttività e creare un risultato redditizio . Un project manager è responsabile della pianificazione del progetto e ne definisce gli obbiettivi, gli appalti, l’ esecuzione e il risultato . Un project manager deve possedere competenze specifiche per riuscire nel suo ruolo .

1. Leadership – Un project manager deve gestire e guidare il suo team . Deve assicurarsi che il proprio team segua le linee guida e le istruzioni in ogni fase del progetto . La riuscita di un progetto dipende completamente da come il project manager gestisce il suo team .

2. Pensiero critico e Negoziazione – Ci sono sempre dei conflitti quando si fa funzionare un progetto mentre si guida un team . Un project manager deve possedere buone doti di pensiero critico per negoziare e valutare una situazione positivamente . Il pensiero critico è importante per negoziare e venir fuori con una situazione favorevole per risolvere conflitti .

3. Comunicazione – Un project manager deve comunicare ogni giorno con venditori, azionisti, membri del team, clienti e con quasi tutte le persone coinvolte nel progetto . Deve rispondere e mandare e-mail e comunicare verbalmente con il suo team dandogli linee guida e istruzioni . Un project manager deve presentare la crescita e lo stato del progetto tramite PowerPoint o presentazioni grafiche . Oltre a dare informazioni, se un project manager non comunica efficientemente, ci saranno incomprensioni che porteranno al fallimento del progetto .

4. Gestione dei costi – Un project manager deve essere competente nella gestione del budget . Un project manager deve saper gestire i costi e non esagerare con le spese . La pianificazione di un progetto comprende la pianificazione del budget . Se un project manager non riesce a pianificare il budget in modo accurato, l’ intero progetto fallirà miseramente .

5. Gestione del rischio – Un progetto deve essere pianificato a modo . Mentre si pianifica, un project manager deve essere capace ad identificare i rischi in un progetto . Inoltre, deve essere capace ad affrontare i rischi ogni volta che ne spunta uno . Se un project manager non riesce a valutare i rischi, o a controllarli, il progetto potrebbe dare effetti negativi o potrebbe non essere finito in tempo .

Ogni project manager deve possedere queste competenze per gestire i progetti in maniera ottimale . Oltre a queste competenze, un project manager deve pianificare il suo / sua giornata in modo efficiente per incrementare la produttività . Per essere produttivo, un project manager deve :

1. Tenere traccia dei compiti – Un project manager deve prima pianificare la sua giornata . Deve organizzare il tempo per ogni compito . Inoltre, deve tenerne traccia in modo che non si sprechi troppo tempo su un compito specifico .

2. Privilegiare il lavoro – Si privilegia il lavoro secondo l’ importanza di ogni compito . Si comincia con il più importante ed eventualmente si porta al termine quello meno importante entro la fine della giornata . Di mattina, quando si è freschi, ci si può concentrare meglio e finire lavori importanti entro il tempo previsto . Un volta che tutti i compiti più importanti saranno completati, non si sarà stressati o preoccupati nella seconda parte della giornata .

3. Avere una lettura dinamica – Un project manager riceve una buona quantità di e-mail da clienti, venditori, azionisti, superiori e membri del team . Oltre a gestire le e-mail, un project manager deve anche lavorare alle presentazioni, leggere documenti legali e altri documenti relativi al progetto . Se il project manager è un lettore medio, influenzerà l’efficienza del lavoro . Un lettore medio legge circa 250 parole al minuto . Un project manager deve leggere a un ritmo più veloce per finire di leggere rapidamente le e-mail e altri documenti e concentrarsi su altri compiti importanti . Un project manager deve saper legger 400 parole al minuto su 1200 . Per leggere più velocemente, un project manager deve :

a. Evitare le sub – vocalizzazioni – Evitare di leggere ogni parola nella propria testa . Ogni volta che si legge, bisogna osservare come si sta leggendo . Anche se si muovono le labbra mentre si legge, si sta leggendo ogni parola nella propria testa . Questa è la sub – vocalizzazione . Bisogna leggere gruppi di parole, per esempio 3 o 4 parole insieme o semplicemente dare uno sguardo alle frasi . Quando si fanno scorrere gli occhi sui testi dei documenti o delle e-mail, si leggerà più velocemente e si sprecherà meno tempo .

b. Evitare la regressione degli occhi – Quando si muovo gli occhi avanti e indietro mentre si sta leggendo . Quando pensiamo che si è frainteso qualcosa o quando capiamo . Per risolvere questo problema, bisogna tenere un libro o una copertina sopra quello che già si è letto . Continuando a coprire le frasi già lette, non ci si sbaglierà più a leggere . Ci si concentrerà di più su ciò che si sta leggendo e si comprenderà meglio il testo .

c. Usare un puntatore o un dito – Quando si legge bisogna tenere il dito indice o una penna sopra la parola che si vuole leggere . Quando si continua a leggere, si deve far scorrere il dito o la penna sopra ciò che si sta leggendo . Questo aiuterà a concentrarsi su cosa si sta leggendo e non ci si sbaglierà o fraintenderà nessuna frase .

d. Skimming e scansione – Lo skimming è la lettura della prima e dell’ ultima riga di un paragrafo, leggendo solamente le parole chiave, date e altre informazioni rilevanti su tale paragrafo . La prima e l’ ultima riga del paragrafo presentano e riassumono il paragrafo stesso e dando un sguardo al resto si potrà capire di cosa riguarda il testo .

4. Fare pause – Per essere produttivi ed efficienti, è importante fare delle pause . Se si lavora senza pause, ci si stressa e non si sarà capaci di pensare creativamente e rapidamente come si vuole all’ inizio del proprio turno .

5. Riposare e dormire – Se non si dorme bene, ci si sentirà stanchi e stressati la mattina . Per sentirsi freschi, è importante dormire dalle 8 alle 10 ore . Una notte di sonno corretto dipende da un buon materasso e da un buon cuscino . Se il materasso e il cuscino non sono comodi, non sarà possibile dormire bene . Ci si sveglierà molte volte durante la notte e ci si sentirà stanchi e stressati . Bisogna investire in un buon materasso e in un buon cuscino e godersi una notte di sonno corretto per svegliarsi in salute e freschi in modo da poter affrontare ogni sfida della giornata .

Conclusioni :

Un project manager è responsabile della riuscita o del fallimento di un progetto . Deve controllare tutto, dalla pianificazione all’ esecuzione e alla conclusione di un progetto . Un project manager senza competenze chiave fallirà . È importante che un project manager lavori sulle proprie competenze, tenendosi sempre aggiornato .

Traduzione a cura di : Matteo Aristei